1. Latar Belakang & Kebutuhan Bisnis
PT. Dharma Kumala Utama (DKU) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan, service, dan perbaikan perangkat elektronik, salah satunya adalah produk dari Sumitomo. Seiring pertumbuhan bisnis, DKU membutuhkan platform digital yang mampu mengelola seluruh alur penjualan dan service/perbaikan secara end-to-end — dari penerimaan barang hingga pengembalian ke customer.
Saat ini, proses operasional DKU masih berjalan secara manual dan terpisah-pisah. Hal ini menimbulkan sejumlah tantangan:
- Proses lambat dan rawan error — pencatatan manual menyebabkan data tidak konsisten dan sulit dilacak.
- Kurangnya transparansi ke customer — customer tidak mendapat update real-time tentang status perbaikan perangkat mereka.
- Koordinasi antar tim tidak efisien — Customer Care, Teknisi, Warehouse, dan Finance bekerja dengan sistem yang tidak terintegrasi.
- Tidak ada sistem garansi terpusat — validasi garansi dilakukan manual, meningkatkan risiko kesalahan perhitungan biaya dan potensi penyalahgunaan klaim garansi.
DKU membutuhkan sebuah platform terpadu yang mencakup:
- Tracking order servis dari awal hingga akhir
- Manajemen garansi otomatis berdasarkan tanggal penjualan
- Koordinasi teknisi dengan assignment dan laporan perbaikan digital
- Integrasi warehouse & finance — stok sparepart, quotation, invoice, dan konfirmasi pembayaran dalam satu sistem
- Portal customer untuk transparansi status dan persetujuan quotation secara mandiri
- Pipeline penjualan — manajemen prospek, follow-up, dan penjualan perangkat/produk yang terintegrasi dengan alur servis
2. Tujuan Proyek
- Digitalisasi alur penjualan sampai payment — seluruh proses penjualan mulai dari pencatatan prospek, penawaran, order penjualan, hingga penerimaan pembayaran tercatat dan terlacak dalam satu sistem.
- Digitalisasi alur service/perbaikan end-to-end — dari penerimaan barang hingga release, seluruh tahapan tercatat dan terlacak dalam sistem.
- Transparansi status ke customer — melalui portal web dan notifikasi otomatis (email & WhatsApp), customer selalu mengetahui perkembangan order mereka.
- Role-based access control — setiap peran (Customer Care, Teknisi, Finance, Warehouse, Sales, Admin) memiliki tampilan dan hak akses yang sesuai dengan tanggung jawabnya.
- Integrasi dalam satu platform — inventory sparepart, quotation, invoice, pembayaran, dan pipeline penjualan dikelola dalam satu sistem terintegrasi berbasis Odoo.
- Efisiensi operasional — mengurangi proses manual, mempercepat turnaround time servis, dan meminimalkan error.
3. Alur Process Service Center
4. Alur Notifikasi ke Customer
Notifikasi otomatis dikirim melalui email dan WhatsApp pada setiap perubahan status penting:
| Trigger | Status | Isi Notifikasi |
|---|---|---|
| Barang diterima | RECEIVED | Konfirmasi penerimaan barang |
| Quotation siap | QUOTED | Detail biaya + link approval di portal |
| Perubahan di tengah jalan | — | Update perubahan scope/biaya |
| Barang selesai diperbaiki | REPAIRED | Informasi barang siap |
| Invoice dikirim | INVOICED | Detail tagihan + cara pembayaran |
| Barang siap diambil/dikirim | RELEASED | Instruksi pengambilan/pengiriman |
.
Setelah dalam 1 -2 (satu) bulan diskusi dan pembuatan aplikasi, maka tanggal 10-12 Maret 2026 Team Odoo Infinys System Indonesia akhirnya berkunjung ke kantor PT. Dharma Kumala (DKU) yang berada di Surabaya. Kami memberikan presentasi kepada Team DKU dan melakukan visit terhadap warehouse yang mereka miliki.
Dan akhirnya di sepakati bersama setelah tanggal 12 Maret, melakukan installasi ke dalam Server Production dan persiapaan Migrasi data dan Go-Live aplikasi
