Di era digital saat ini, industri perhotelan membutuhkan sistem yang mampu mengintegrasikan seluruh operasional hotel secara cepat, akurat, dan real-time. Salah satu solusi yang semakin populer adalah penggunaan Odoo ERP sebagai platform utama untuk membangun sistem manajemen hotel modern.

Melalui program internship dari SMKN 1 Cimahi, dua siswa berbakat berhasil mengembangkan proyek Hotel Management System (HMS) berbasis Odoo ERP yang mencakup reservasi kamar, invoice otomatis, dashboard analitik, hingga integrasi WhatsApp dan Email.

Apa Itu Odoo ERP?

Odoo adalah platform ERP (Enterprise Resource Planning) open-source yang menyediakan berbagai modul bisnis dalam satu sistem terintegrasi.

Odoo digunakan oleh banyak perusahaan karena fleksibel, modular, dan dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan industri, termasuk:

• Sales
• Accounting
• Inventory
• CRM
• Purchase Order 
• Point of Sale
• Hotel Management System (Custom Development)

Dengan konsep terintegrasi, setiap departemen dapat bekerja dalam satu platform yang sama sehingga data menjadi lebih akurat dan proses bisnis menjadi lebih efisien.

Hotel Management System Berbasis Odoo ERP

Industri perhotelan saat ini membutuhkan sistem yang mampu mengintegrasikan seluruh aktivitas operasional hotel dalam satu platform yang terpusat. Mulai dari reservasi kamar, invoice, restoran, housekeeping, hingga laporan keuangan harus berjalan secara real-time dan otomatis.

Salah satu solusi ERP yang banyak digunakan adalah Odoo. Dengan fleksibilitas dan modularitasnya, Odoo mampu menjadi fondasi kuat untuk membangun Hotel Management System (HMS) modern.

Melalui program internship dari SMKN 1 Cimahi, dua siswa berhasil mengembangkan sistem Hotel Management berbasis Odoo ERP dengan fitur reservasi otomatis, integrasi WhatsApp, dashboard analitik, hingga Point of Sale restoran hotel.  

Tujuan Utama Sistem

Beberapa tujuan utama implementasi Hotel Management berbasis Odoo ERP ini antara lain:

1. Integrasi penuh antar departemen hotel
2. Laporan otomatis tanpa input manual
3. Efisiensi layanan tamu
4. Monitoring operasional secara real-time
5. Dashboard analitik hotel

Tim Internship SMKN 1 Cimahi

Project ini dikembangkan oleh dua siswa internship dari SMKN 1 Cimahi:

• Nasya Anandita Putri
• Kirani Lestari

Mereka membagi pekerjaan menjadi dua area utama yaitu:

1. Front-end hotel & master data management
2. Workflow reservasi, invoice, dan integrasi notifikasi

Pembagian Tugas Tim Internship

1. Tugas Kirani Lestari

A. Pengaturan Login OAuth Google

Kirani mengimplementasikan sistem login menggunakan akun Google melalui protokol OAuth 2.0 sehingga pengguna dapat login dengan lebih aman dan praktis.

B. Manajemen Data Kamar

Fitur yang dikembangkan meliputi:

• Pembuatan tipe kamar
• Filter pencarian kamar
• Filter berdasarkan guest
• Pengaturan relasi room dengan produk

C. Halaman Produk dan Reservasi

Pada halaman reservasi kamar, pengguna dapat memilih:

• Jenis tempat tidur
• Paket sarapan
• Jumlah tamu
• Free cancellation sebagai optional product

D. Master Data Hotel

Kirani juga mengelola:

• Data lantai hotel
• Data layanan hotel
• Harga layanan tambahan

E. Dashboard Hotel Management

Dashboard dibuat untuk memonitor aktivitas hotel secara visual melalui laporan dan grafik.

2. Tugas Nasya Anandita Putri

A. Otomasi Sales Order dan Invoice

Nasya mengembangkan workflow otomatis:

Reservasi → Sales Order → Invoice otomatis

Sistem juga terintegrasi dengan pengiriman:

• Email otomatis
• WhatsApp otomatis
• PDF Invoice

B. Master Data Amenity

Fitur ini digunakan untuk mengelola fasilitas kamar hotel seperti:

• WiFi
• Breakfast
• TV
• Air Conditioner
• Laundry

C. Room Schedule dengan Gantt View

Nasya membuat tampilan jadwal kamar menggunakan Gantt Chart dengan kode warna:

• 🟠 Reserved
• 🟡 Check In
• 🔵 Check Out
• 🟢 Done
• 🔴 Cancel

D. Sistem POS Makan Siang

Fitur Point of Sale (POS) mendukung pembayaran:

• Cash
• Kartu
• Bill To Room

Khusus untuk tamu hotel yang sedang check-in.

E. Perhitungan Invoice Akhir

Sistem checkout menghitung seluruh transaksi tamu secara otomatis:

• Tagihan kamar
• Makanan
• Layanan tambahan
• Lunch POS
• Remaining balance

F. Dashboard Food & Service

Dashboard analitik menyediakan informasi:

• Top Food
• Top Service
• Grafik penjualan
• Perbandingan periode transaksi

G. Notifikasi Pasca Checkout

Setelah checkout selesai, sistem otomatis mengirim:

• Ucapan terima kasih
• Invoice pelunasan
• WhatsApp notification (menggunakan Wapi (Whatsapp API by InfinysCloud)
• Email notification

Fitur-Fitur Utama Hotel Management System

Berikut fitur utama yang berhasil dikembangkan:

Manfaat Implementasi Odoo untuk Hotel

Dengan implementasi sistem ini, hotel mendapatkan banyak manfaat seperti:

• Operasional lebih cepat
• Data lebih akurat
• Tidak ada duplikasi pencatatan
• Integrasi antar departemen
• Monitoring bisnis secara real-time
• Pelayanan tamu lebih profesional

Sistem ini juga membuat proses checkout menjadi jauh lebih efisien karena seluruh transaksi tamu sudah tercatat otomatis dalam satu platform.

Keuntungan Menggunakan Odoo ERP untuk Hotel

Menggunakan Odoo untuk bisnis hotel memberikan banyak keuntungan:

Integrasi Penuh

Seluruh departemen hotel bekerja dalam satu sistem.

Efisiensi Operasional

Mengurangi pencatatan manual dan human error.

Monitoring Real-Time

Manajemen dapat memonitor operasional kapan saja.

Otomasi Bisnis

Invoice, reservasi, dan notifikasi berjalan otomatis.

Analytics Dashboard

Membantu pengambilan keputusan bisnis hotel.

Screenshot Aplikasi

Beberapa tampilan utama aplikasi Hotel Management System:

Halaman Presentasi HMS

• Dashboard Hotel Management
• Reservation Management
• Invoice Automation
• Gantt Room Schedule
• POS Lunch System
• Analytics Dashboard

Modul Yang Digunakan

• Sales
• Accounting
• POS
• Inventory
• Dashboard
• WhatsApp Integration
• Email Automation

Kesimpulan

Project Hotel Management System berbasis Odoo ERP ini menunjukkan bahwa digitalisasi operasional hotel dapat dilakukan secara efektif menggunakan platform ERP modern.

Melalui program internship ini, tim dari SMKN 1 Cimahi berhasil mengembangkan sistem yang tidak hanya terintegrasi, tetapi juga memiliki fitur otomasi modern seperti WhatsApp notification, dashboard analytics, hingga automated invoicing.

Proyek ini menjadi contoh nyata bagaimana siswa SMK mampu berkontribusi dalam pengembangan solusi ERP profesional berbasis industri.

Gallery :